Sähköpostin käyttäjän opas
Sähköposti on lähes välttämätön asioiden hoidossa, sillä sen avulla pidetään yhteyttä ystävien ja kollegoiden kanssa, ja sitä tarvitaan uusien asiakassuhteiden luomisessa. Yritysten välinen kirjeenvaihto on usein sähköpostin varassa.
Tässä artikkelissa kerrotaan miten muodostat ja hankit hyvän sähköpostiosoitteen.
- Sähköpostiosoitteen muotoilu ja sen tekniset rajoitteet
- Millainen on hyvä sähköpostiosoite yksityishenkilölle
- Hyvä sähköpostiosoite yritykselle
- Yrityksen sähköposti omalla verkkotunnuksella
- Yrityssähköposti ja vaihtoehtoiset osoitteet
- Mitä tulee ottaa huomioon hankkiessasi uutta sähköpostia yrityksellesi
- Miten hankit sähköpostin yritykselle
SÄHKÖPOSTIOSOITTEEN MUOTOILU JA TEKNISET RAJOITTEET
Sähköpostiosoite koostuu kolmesta osasta, käyttäjänimestä, @-symbolista ja domainpäätteestä. Jos jokin näistä puuttuu tai on virheellisesti muotoiltu, niin posti ei mene perille ja saat viestin jossa kerrotaan, että sähköpostia ei voi lähettää väärien tietojen vuoksi. On siis tärkeää, että osoite on helppo muistaa ja kirjoittaa.
Käyttäjänimi
Ensimmäinen osa on käyttäjänimi eli käyttäjätunnus. Se voi olla nimesi, yrityksesi nimi tai mikä tahansa, johon haluat vastaanottajan tai lähettäjän liittävän sinut.
Käyttäjänimen valintaan liittyy teknisiä rajoitteita, jotka on hyvä aina huomioida. Näin vältytään ikäviltä yllätyksiltä ja varmistetaan viestien läpimeno.
- Osoite ei saa sisältää erikoismerkkejä. Onkin suositeltavaa että sähköpostiosoite kirjoitetaan pienillä kirjaimilla
- Vältä ääkkösiä tai muita kansallisia erikoismerkkejä. Osa sähköpostipalveluista ei edes anna rekisteröidä tällaista sähköpostiosoitetta.
- Käyttäjänimen erilaistamiseksi voit käyttää siinä pisteitä, viivoja ja numeroita. Älä kuitenkaan sijoita pistettä käyttäjänimen alkuun tai loppuun. Tyypillisesti pisteillä tai viivoilla erotetaan etunimi ja sukunimi toisistaan.
@-symboli
Käyttäjänimen jälkeen tulee @ – merkki, joka tunnetaan myös nimellä ”at” – merkki tai “miukumauku”. Tätä merkkiä käytetään ohjaamaan käyttäjätunnuksesi tiettyyn domainiin esimerkiksi kayttajanimi@sinunyritys.fi
Domainpääte eli sähköpostin jälkiliite
Sähköpostiosoitteen viimeisenä osana on domainpääte. Se tulee @-merkin jälkeen. Se koostuu sähköpostipalvelimen ja ylätason verkkotunnuspäätteen nimestä. Jos luot sähköpostia yritykselle, niin pääte on yrityksesi domain esim. sinunyritys.fi. Lue vinkit, kuinka valitset domain-nimen yrityksellesi.
Huomioitavaa ääkkösistä sekä sähköpostiosoitteessa että domainissa
Kansallisia erikoismerkkejä kuten ä, ö, å ei kannata käyttäjää käyttäjänimessä eikä domainissa, sillä kaikki sähköpostiohjelmat eivät vieläkään tue niitä. Lue vinkit, ääkköset verkkotunnuksissa.
MILLAINEN ON HYVÄ SÄHKÖPOSTIOSOITE YKSITYISHENKILÖLLE?
Hyvä yksityishenkilön sähköpostiosoite on helposti muistettava ja kertoo yleensä suoraan, kuka on viestin vastaanottaja tai lähettäjä. Sähköpostiosoite on usein yksi ensimmäisistä asioista, josta viestin vastaanottaja näkee keneltä kirje on tullut. Siihen kannattaakin panostaa olitpa sitten hakemassa uutta työpaikkaa tai asuntoa. Miten voit luoda sähköpostiosoitteen:
Voit luoda ilmaisen webmail sähköpostiosoitteen geneerisellä päätteellä kuten .gmail, .outlook tai .yahoo
Sähköpostiosoitteita luodaan nykyään moniin eri käyttötarkoituksiin. Kolme suosituinta henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettua sähköpostipalveluntarjoajaa ovat Google , Microsoft ja Yahoo. Näissä palveluissa luotujen osoitteiden perään liitetään geneerinen pääte @gmail.com, @outlook.com, tai @yahoo.com. Pääte viestii vastaanottajalle, että et ole yrityksen asialla vaan hoitamassa yksityisasioita. Näiden palveluiden hyvänä puolena on, että ne ovat ilmaisia ja niihin on helppo luoda osoite muutamalla klikkauksella. Heikkoutena on, että lyhyimmät nimet ja yleisimmät termit ovat jo varattuja, jolloin haluttua käyttäjänimeä on vaikea saada.
Mitä teen jos oman nimen mukainen sähköpostiosoite on jo varattu?
Jos etunimi.sukunimi yhdistelmä on jo varattu, niin kokeile lisätä toisen nimen etukirjain nimien väliin esimerkiksi matti.t.meikalainen@gmail.com.
Jos nimesi on yleinen etkä saa muodostettua hyvää sähköpostiosoitetta, niin silloin viimeistään kannattaa harkita oman verkkotunnuksen rekisteröimistä ja siihen liittyvän sähköpostin käyttöönottoa.Tällöin saa juuri sellaisen sähköpostiosoitteen kuin itse haluaa. Siitä lisää seuraavassa osiossa.
Sähköpostiosoite omalla verkkotunnuksella yksityishenkilölle
Sähköpostiosoitteen omalla domainpäätteellä voi hankkia helposti, vaikka et olisikaan tekemässä itsellesi kotisivuja. Osoitteesi voisi olla esimerkiksi muotoa etunimi@etunimisukunimi.net.
Sähköpostiosoite omalla verkkotunnuksella auttaa sinua erottumaan esimerkiksi työnhaussa, asunnonhaussa ja verkostoitumisessa. Se, että olet panostanut omaan domainpäätteeseen herättää luottamusta ja jää todennäköisemmin päättäjien mieleen kuin ilmainen ja pitkä, ylimääräisiä välimerkkejä tai numeroita sisältävä osoite.
Sähköpostipalvelun omalla domainilla voi hankkia maksuttomasti verkkotunnuksen hankkimisen yhteydessä. Tutustu Zone.fi ilmaiseen sähköpostipalveluun.
HYVÄ SÄHKÖPOSTIOSOITE YRITYKSELLE
Oma verkkotunnus helpottaa pienenkin yrityksen markkinointia ja myyntiä. Vaikka sinulla ei vielä olisikaan verkkosivuja, niin voit silti hankkia sähköpostiosoitteen oman yrityksesi verkkotunnuksella.
Internetin aikakaudella omalla domainilla lähetetyt sähköpostit nousevat entistä merkittävämmäksi bränditekijäksi. Ei riitä, että yrityksesi tuote tai palvelu on kunnossa, vaan myös markkinoinnin perusteiden on oltava asiakkaidesi mielestä uskottavia. Omalla domainilla lähetetty sähköpostiviesti antaa luotettavamman kuvan yrityksestä kuin gmail-osoitteesta lähtenyt viesti.
YRITYKSEN SÄHKÖPOSTI OMALLA VERKKOTUNNUKSELLA
Omalla verkkotunnuksella olevaan sähköpostiin kannattaakin panostaa jo heti yrityksen perustamisvaiheessa, sillä se maksaa itsensä nopeasti takaisin. Lisäksi omalla verkkotunnuksella oleva sähköpostiosoite mahdollistaa juuri sellaisen sähköpostiosoitteen kuin itse haluaa. Tutustu miten voit hankkia sähköpostin omalla domainilla.
Suurin osa yritysten sähköpostiosoitteista onkin muotoa etunimi.sukunimi@yrityksennimi.fi tai info@yrityksennimi.fi.
VAIHTOEHTOISET SÄHKÖPOSTIOSOITTEET eli ALIAS-OSOITTEET
Yrityssähköpostiosoitteita muodostaessa kannattaa huomioida myös mahdolliset sähköposti-aliakset eli vaihtoehtoiset osoitteet, joihin asiakkaat ovat yleisesti tottuneet yrityksille lähettämään postia kuten info@ ja asiakaspalvelu@. Näihin vaihtoehtoisiin osoitteisiin tulleet viestit ohjataan varsinaiseen osoitteeseesi.
Esimerkki: Jos varsinainen osoitteesi on etunimi@verkkotunnus.fi, niin sähköposti-aliaksia voisivat olla etunimi.sukunimi@verkkotunnus.fi, info@verkkotunnus.fi, asiakaspalvelu@verkkotunnus.fi, tuki@verkkotunnus.fi tai myynti@verkkotunnus.fi. Jos kyseessä on erikoisempi etu- tai sukunimi, kannattaa ohjaukset tehdä myös mahdollisista väärin kirjoitetuista osoitteista.
Jos tällaista ohjausta ei ole tehty, on täysin mahdollista, että osa yhteydenotoista menee sivu suun. Suurin osa sähköpostiohjelmista ilmoittaa kyllä lähettäjälle, ettei kyseinen sähköpostiosoite ole olemassa, mutta kuinka moni potentiaalinen asiakas jaksaa käyttää aikaa siihen, että löytää oikean osoitteen, jos ne ilmeisimmät vaihtoehdot eivät ole käytössä.
MITÄ TULEE OTTAA HUOMIOON HANKKIESSASI SÄHKÖPOSTIA YRITYKSELLE?
Tutkimuksen mukaan yritykset arvostavat sähköpostijärjestelmän turvallisuutta ja helppokäyttöisyyttä. Varmista että yrityksesi sähköpostijärjestelmä täyttää seuraavat vaatimukset:
- Huipputason tietoturvan
- Sitä voi käyttää sähköpostiohjelmien kanssa
- Sisältää kehittyneet roskapostisuodattimet ja virustorjunnan
- Se sisältää sähköpostin perillemenoa parantavat SPF, DKIM ja DMARC tietueet
MITEN AVAAN SÄHKÖPOSTIN YRITYKSELLENI?
Saat sähköpostiosoitteen omalla verkkotunnuksella käyttöön helposti ja nopeasti meidän kauttamme. Zone Sähköpostissa maksat aina vain toteutuneiden kulujen mukaan ja tilattuasi palvelun voit vapaasti luoda tarvitsemasi määrän sähköpostilaatikoita.